ＰＤＦとは
PDFは、「Portable Document Format」の略で、データを実際に紙に印刷したときの状態を、そのまま保存することができるファイル形式のことです。
どんな環境のパソコンで開いても、同じように見ることができる、電子的な紙と言えます。
通常、WordやExcelといったソフトで作成したデータは、同じソフトを持っていないと開くことができません。
データを相手に送っても、見てもらえないこともあります。
また、作成したパソコンとは別のパソコンで開いた場合には、フォントが置き換わってしまったり、レイアウトが崩れてしまったりすることもあります。
ですが、PDFなら、相手がどんな端末でも、情報をそのまま共有できます。
そのため、インターネット環境の中では広く利用されておりパソコンやその他のマニュアルなどにもPDFが利用されています。
マニュアルを紙で作成すると、紙代や印刷代などさまざまなコストがかかりますが、PDFなら紙のコストもかかりません。
利用者も、紙の管理がなくなり、必要な時にいつでも取り出すことができます。
さらに、PDFは文字情報を持っているため、キーワードを使って中身を検索することもできます。
紙のマニュアルでページをめくりながら探すよりも、知りたい情報のあるページが見つけやすくなります。
ファイルをダウンロードしたらExcelのファイルで、パソコンにExcelが入っていないから開くことができない、という状態は困ります。
その点、PDFファイルは使用環境にかかわらず誰もが同じ状態で見ることができるため、不特定多数の人が見る可能性があるものにはとても適しています。
ＰＤＦの作り方
ＰＤＦは、簡単に作れます。WordやExcelで文書を作成し保存する時にPDF形式で保存するだけです。
１．【ファイル】から【名前を付けて保存】を選びます。
２．保存する場所を決めて【ファイル名】を決めます。
３．【ファイルの種類】をクリックします。
４．リストから【PDF】を選択し保存します。
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